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运用OA系统提升企业管理水平

来源: 互联网TAG标签: sap OA系统 作者:SAP中文学习网 点击:
        工作流就像纵横交错的管道,构成一张严密的办公网络,连接起企业内每个人、岗位、部门、事务,这张网络的顺畅与否,决定了企业办公效率和执行力的高低。既然工作流如此重要,那么它是不是就会很繁琐呢?

  OA办公系统是一种具有中国特色的企业管理软件,甚至有些人还在怀疑该软件的存在与发展。但另一方面,全国成千上万的企业,已经通过OA办公系统取得了明显的管理成效,尤其是在工作流程的管理创新上,取得了效率与规范的完美统一。
 

  
        OA办公系统已经成为中国企业信息化建设的重要内容,如何选择一款适合自己的OA办公系统,也成为诸多CIO的重要工作。这并不容易做到,因为面对OA办公系统激烈的同质化竞争,很多人会感到困惑。
 

  为此,国内知名的OA办公系统商华天动力给国内的CIO们提供了一个建议,那就是:考核一个OA办公系统是否给力,流程管理能力是最重要的因素。事实上,越来越多的CIO们也都意识到这一点,将OA办公系统是否具备完善的工作流管理功能作为选型的关键。
 

  甚至有CIO做过这样的比喻,工作流就像纵横交错的管道,构成一张严密的办公网络,连接起企业内每个人、岗位、部门、事务,这张网络的顺畅与否,决定了企业办公效率和执行力的高低。既然工作流如此重要,那么它是不是就会很繁琐呢?用户无法很好的了解它的精髓以及驾驭它呢?
 

  答案是否定的,对于好的OA厂商来讲,它们可以提供图形化流程设计,企业可以自己修改和设计流程。以华天动力OA为例,它们把复杂留给了自己,简单留给了客户。华天动力OA的工作流可以动态的适应企业组织架构的变化,在大部分情况下企业是无需修改流程的,使用起来非常简单方便。
 

  如果流程中的审批人经常变动,而岗位不变,那么可以使用基于岗位的华天动力OA流程设置方式,包括绝对岗位和相对岗位,这样不管在该岗位上的人员是谁,流程都会自动通过该岗位对应的审批人进行审批。如果流程中的岗位经常变动,而审批人不变,那么可以使用华天动力OA基于人的流程设置方式,这样不管该审批人处于什么岗位,流程也都会准确的找到他进行审批。
 

  为了实现企业更好的流程管理,华天动力设计了七大流程管理类型,包括:自由流程、自由顺序流程、固定流程、分支流程、并发流程、半自由流程、无流程。除了“无流程”是一种比较特殊的流程外,其他几种流程都是非常常用的。华天动力专家表示,这七大流程既可以独立使用,也可以组合使用,既有规范性,又有灵活性,可以完全满足企业各种复杂的流程管理需求。
 

  为了进一步发挥OA办公系统的价值,华天动力OA还推出了工作流2.0,实现OA办公系统内外部数据整合。事实上,华天动力OA工作流的最大优势在于可以便捷的实现与OA办公系统内部数据,以及OA办公系统外部数据的关联和整合,以华天动力的用户——大连飞创信息技术有限公司为例:
 

  大连飞创信息技术有限公司是大连商品交易所(简称大商所)的全资子公司,对协同OA办公系统最核心的需求就是流程管理,希望能借助系统彻底解决内部审核的过程管理和报表统计问题。引进华天动力OA后,飞创公司可以将与自身业务关系紧密的表单做成标准化的模版,并设定标准化的流程,可以便捷地进行数据整合,大大提升工作效率和质量,以公司“报销单”的设计为例:

华天动力OA办公系统流程图-报销单

  这个“报销单”内涉及到两处数据的关联,一是可以和“预算表”关联预算额度,二是可以和“借款单”关联预借金额。这样的流程设计充分利用了华天动力OA办公系统的优势,那就是能在人事、财务等不同的表单间都可以实现数据交换和共享,消除信息孤岛,带来更高的工作效率。该“报销单”的审批流程为如下图示:

华天动力OA办公系统流程图-审批流程

  在这个流程图里面涉及多处条件跳转,系统会根据申请人岗位和报销金额的不同自动判断下一步流转步骤。比如步骤2“财务审核”后可能会流转到步骤3、步骤4、步骤5或步骤6,流程跳转的条件由管理员进行设置和维护。这样智能化的设计也让相关人员使用起来非常便捷

  后记:中国企业管理普遍存在的一个问题就是流程混乱,而OA办公系统的核心正是规范流程管理。虽然OA办公系统只是一个工具,但它能够从理念上、以及执行上,为企业提供一个切入点,帮助企业事半功倍的将这个工作做好,从这个角度说,OA办公系统就像一个催化剂或者发动机。

 
 
(编辑:cindy liu )
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